Interrupciones y productividad en el trabajo

El mayor enemigo de la productividad son las interrupciones en el trabajo. Si conseguimos eliminar o reducir el número de estas lograremos que nuestra concentración perdure por más tiempo y, con ello, nuestra productividad también aumentará.

Estudios recientes confirman que cuando se interrumpe a una persona esta no alcanza el mismo nivel de concentración al momento de reanudar la tarea que estaba haciendo. El tiempo promedio, según los estudios sobre productividad y eficiencia en el trabajo, que toma una persona para reanudar la tarea que estaba realizando antes de ser interrumpido es de 25 minutos aproximadamente y para volver al mismo nivel de concentración que tenía le toma 15 minutos adicionales.

Así las interrupciones funcionan como verdaderos lastres para nuestra productividad. Afectan de manera negativa no sólo a nuestra eficacia sino de manera destacada en nuestra actitud ya que repercuten al estado de ánimo, la motivación y la creatividad.

El ritmo de trabajo disminuye ya que al perder la concentración de manera habitual perdemos la capacidad de profundizar para resolver con fluidez las tareas. El resultado es que nos volvemos más lentos y despistados.

El desgaste que esto genera hace mella en nuestra actitud ya que las interrupciones nos ponen de mal humor generando además estrés y ansiedad por la incapacidad de resolver nuestro trabajo diario.

¿Qué podemos hacer al respecto?

Primero debemos identificar que aspectos, malos hábitos o métodos nos están causando estas distracciones y consecuentemente estas alteraciones. Revisar el correo, redes sociales o consultar el móvil constantemente pueden ser algunos de los ejemplos habituales.

Una vez identificadas analiza cada una de ellas según el impacto que tienen sobre tu productividad, si es en un grado alto, medio o bajo… Y evalúa después la frecuencia con la que se sucede.

Si el impacto sobre su productividad es alto y la frecuencia con que se sucede esta interrupción es muy frecuente, está claro que se tiene que actuar sobre ella eliminándola, reduciéndola o realizando algún tipo de planificación o rutina horaria como por ejemplo revisar los emails a primera hora de la mañana y de la tarde en lugar de cambiar su atención constantemente de su tarea actual a cualquier tema que le pueda entrar en su bandeja de correo.

 

Ideas para gestionar las interrupciones

  1. Diseña rutinas específicas de calendario para revisar emails, redes sociales…
  2. Desactiva notificaciones de correo, móvil o whassapp.
  3. Si desarrollas distintas actividades (como marketing y partnership por ejemplo) agrúpalas por bloques de días temáticos para poder profundizar.
  4. Destina las horas más productivas a las labores complejas que requieren más concentración y destina las horas con menos energía a las tareas más automáticas.
  5. Si tienes la posibilidad plantéate trabajar en remoto un día a la semana.
  6. Cierra todas las pestañas del navegador que no necesites.
  7. Aprende a delegar asignando tareas concretas a personas que están más alineadas con éstas.
  8. Evita el exceso de llamadas solicitando para cuestiones no urgentes que te envíen un e-mail.
  9. Si las interrupciones son de compañeros de trabajo, explícales que necesitas acabar una tarea que requiere tu completa atención, y que sería mejor que te enviaran un e-mail.
  10. Si las interrupciones son generadas por nuevos trabajos o tareas pendientes concéntrate en el que sea prioritario, despeja tu mesa de trabajo de papeles de otros proyectos para evitar que la mente vaya de problema en problema en lugar de tarea a solución.
  11. Si sientes que estás bloquedo por el número de interrupciones y no puedes concentrarte, es el momento de tomarte un descanso y dejar que tu cabeza se reponga para que puedas recuperar el ritmo durante el resto de jornada. Levantarte, estirarte, subir o bajar escaleras, caminar, respirar aire fresco, tomar una bebida o comer algo tranquilamente te ayudará a desconectar para desbloquear la mente e incluso te servirá para tener una visión más clara sobre como afrontar el resto de la jornada laboral.

 

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