Por Laura Saiz  | Diario Expasión

Los últimos cambios normativos y el masivo uso de Internet empujan a las pymes a apoyarse en la Red para realizar ciertas gestiones y ganar así rapidez, eficacia y seguridad jurídica.

Las pequeñas y medianas empresas que se han animado a internacionalizarse crecen día a día. Ya no es raro ver, por ejemplo, una pyme con sede en Madrid, exportaciones por toda Europa y con planes para introducirse en el gran mercado sudamericano. Sin embargo, cerrar contratos, mandar catálogos o presentar propuestas se complica cuando buena parte de los clientes se encuentra lejos de nuestras fronteras.

Las nuevas tecnologías están ayudando a que las relaciones comerciales sean más ágiles y rápidas, a pesar de la distancia. Ya no es necesario coger un avión para cerrar ciertas operaciones. En la actualidad hay más de 4.000 millones de cuentas de correo electrónico en todo el mundo, según datos de la consultora especializada Radicati Group. Concretamente, en el entorno laboral, se envían y reciben una media de 122 e-mails diarios, una cifra que se prevé que continúe en aumento en los próximos años.

Este incremento será especialmente importante en países como España, tras la aprobación el año pasado de la Ley 3/2014, de defensa de los consumidores. Con ella se regula la contratación fuera del establecimiento y, por tanto, acaba con la venta en caliente por teléfono. Obliga a las empresas al envío de toda la documentación de forma física.

Las pymes se están adaptando poco a poco a esta nueva normativa, sobre todo como forma de evitar reclamaciones y juicios que supongan un daño económico y reputacional. «Las empresas necesitan tener pruebas por si hubiera problemas ante el cliente», explica Salvador García, consejero delegado de FactoryNet Augusta, que desarrolla soluciones informáticas, principalmente en el ámbito de las comunicaciones. Por eso, un simple correo electrónico no es válido en el caso de que se presenten discrepancias.

Tradicionalmente, las pymes han optado por el burofax, un servicio de Correos que cuesta unos 15 euros por un documento de una sola página con acuse de recibo. Varias empresas españolas han visto un nicho de mercado y ofrecen, gracias a la nube, el mismo servicio, pero de manera online. En el caso de que cuente con certificados de seguridad y encriptación, son válidos ante un juez y su precio, por ejemplo con FactoryMail, no llega a los cinco euros si se contratan menos de 100 envíos. Se trata, por tanto, de una forma de ahorrar costes y agilizar las gestiones.

La nube también permite a las pymes ahorrar espacio de archivo. El precio del alquiler de oficinas está en aumento y, por ejemplo, en Madrid ya se sitúa en 440 euros anuales por metro cuadrado, según el estudio anual Office space across the world, elaborado por la consultora especializada en el sector inmobiliario Cushman & Wakefield.

Control y prevención

La nueva reforma del Código Penal, que entró en vigor el pasado 1 de julio, también ha traído novedades para las pymes. Para cubrirse las espaldas y limitar su responsabilidad penal ante actuaciones de sus administradores y empleados, los empresarios deben tener un programa de control y prevención que trate de reducir el riesgo de cometer algún tipo de delito. Por ejemplo, si una pyme del sector logístico envía SMS recordatorios a su plantilla de conductores con las horas de parada, los descansos y el tiempo máximo de conducción, si se produce un accidente y se determina que la causa es el cansancio, los abogados del empresario podrán demostrar que actuó siguiendo medidas de vigilancia, organización y supervisión. Estos mensajes han de ser fehacientes, por lo que la pyme debe elegir fórmulas que aseguren que el envío se ha hecho, qué texto había en él y que ha sido recibido.

Beneficios del uso de Internet para gestionar la documentación

1. La empresa gana rapidez de respuesta y agilidad en los trámites, ya que no ha de esperar a que lleguen los papeles para que continúen las negociaciones.
2. El envío de documentación mediante opciones válidas en hipotéticos juicios da cierta seguridad y tranquilidad a la pyme en su día a día.
3. No tener el archivo en las oficinas y utilizar Internet para mandar documentación permite un ahorro de costes frente a métodos tradicionales.
4. La satisfacción de los clientes aumenta y las reclamaciones disminuyen. Todas las condiciones del contrato están por escrito, lo que evita malos entendidos.
5. Un archivo digital es más responsable con el medio ambiente. La política de responsabilidad social corporativa (RSC) se ve reforzada.
6. La imagen de marca es más positiva. El público está casi permanentemente conectado a Internet, por lo que las opciones digitales son más cómodas.

Por Laura Saiz | Diario Expasión