Consejos sobre productividad empresas

5 Consejos para gestionar mejor el tiempo de tu equipo

Si sacar el máximo partido a la productividad de su equipo es la clave del éxito de su negocio, no se pierda estos consejos para optimizar su rendimiento.

Si usted es responsable de un negocio donde los ingresos de su empresa se miden con frecuencia mediante tarifas por hora multiplicando por las horas facturables, el éxito de su negocio está determinado por la utilización de su equipo.

Una medida fundamental para el éxito del negocio es la productividad aunque ésta no esté incluída en el balance general de su empresa. La productividad es el beneficio de su equipo durante un período determinado. Si es capaz de aumentar la productividad será capaz de producir más trabajo, aportar más valor a sus clientes, abrirse a nuevos mercados y superar a su competencia.

Los creadores de Float (app de programación de recursos) han dedicado mucho tiempo a observar como gestionan agencias y estudios el tiempo de su equipo. Float es una aplicación para programar recursos utilizados por grandes y pequeños equipos para ayudar a controlar el horario de su equipo, asignar tareas de manera eficiente y mantener un control sobre la gestión de su equipo. Con los años através de entrevistas y estudios, han identificado rasgos sobre empresas exitosas que les permiten maximizar la productividad y continuar ampliado negocio. Aquí os dejamos sus consejos expertos:

La gestión del tiempo es fundamental para aprovechar al máximo las habilidades de su equipo

01. Limita el número de tareas simultáneas

Al reducir el número de diferentes tareas al día de un miembro del equipo se reduce el costo de conmutación asociado con la transición a una nueva tarea.

Abandonar una tarea que requiere concentración para realizar otras pequeñas que podrían esperar conlleva no sólo una pérdida de tiempo sino de capacidad de profundización sobre la tarea principal.

02. Planifica un tiempo sin interrupciones

Aunque hay estudios que demuestran que las interrupciones hacen que las personas a menudo tras una interrupción actúen más rápido para compensar el tiempo perdido, los estudios también demuestran que están personas están más estresadas y frustradas con sus trabajos.

La clave para la productividad a largo plazo en su negocio es tener a una plantilla saludable y feliz. Limitar el número de interrupciones y mantener al equipo enfocado debe ser una prioridad para cualquier adminsitrador.

03. Comienza y termina tus reuniones a tiempo

Comenzar las reuniones a tiempo es la mejor forma de ahorrar tiempo en el trabajo. Un retraso de 10 minutos en una reunión con 12 trabajadores implica una pérdida de 2 horas de trabajo. Los retrasos reiterados en reuniones son una forma segura de derivar en pérdidas de tiempo en cascada a lo largo de la jornada.

Para programar reuniones con clientes y proveedores evita el correo electrónico y utiliza una herramienta de calendario, esto dará acceso al destinatario de la reunión a las horas que tiene disponibles para que puedan elegir un momento que se adapte y acordarse una vez reunidos mediante un correo electrónico.

04. Abraza el concepto “en tiempo real”

Las herramientas que permiten interactuar a los equipos en tiempo real deben priorizarse sobre archivos estáticos que son almacenados a nivel local.

La suite GoogleDocs ha tenido un gran impacto en este sentido ya que nos da la posibilidad de compartir, escribir, comentar y editar documentos de manera simultánea, lo que permite un gran ahorro de tiempo. A este beneficio se suma el hecho de auto-guardar en la nube, lo que garantiza el acceso a la información más reciente desde cualquier dispositivo conectado. En el caso de que por cualquier circunstancia pierda su ordendor sólo necesitará otro dispositivo para acceder a sus documentos.

05. Valora no sólo el trabajo, sino cómo se trabaja

Los líderes que valoran el tiempo de su equipo toman medidas proactivas para auditar, optimizar y mejorar los procesos de su empresa para gestionar mejor el tiempo y el rendimiento de su negocio.

 

Traducción basada en:
http://www.creativebloq.com/productivity/tips-managing-your-team-time-11618865
El autor del post original es Glenn Rogers CEO de Float, una aplicación para la gestión del tiempo en equipos de trabajo.